【リスク】オフィスの防災・BCP対策｜企業が最低限備えるべきポイント

1. 事業継続の観点から“防災”を再定義する

地震・台風・水害・火災など、企業を取り巻くリスクは年々高まっています。

特に日本は自然災害の発生頻度が世界的に見ても高く、企業はオフィスの安全性を確保するとともに、災害時でも事業を止めないための仕組み＝BCP（Business Continuity Plan）が求められています。

かつての防災対策は「避難経路の確認」「防災用品の配備」など物理的な備えが中心でした。しかし近年は、ITシステム、従業員の安否確認、リモートワーク体制、外部委託業務の継続など、広い視点で事業継続を考える必要があります。

本記事では、企業が最低限整えるべき防災・BCP対策のポイントを体系的にまとめ、実務担当者がすぐに検討を進められるよう解説します。
　

2. オフィス防災の基本構造

オフィスにおける防災は、大きく「人命確保（Life Safety）」と「事業継続（BCP）」の2つで構成されます。どちらか一方だけでは不十分であり、双方を補完的に整備することが重要です。

人命確保（Life Safety）

災害発生直後の社員の安全を守るための対応。
主に以下のような要素で構成されます。

• 避難経路・避難階段の確認
  
• 家具・什器の固定
  
• 消火器・AEDの設置
  
• 安全なレイアウト設計
  
• 災害用品（保存水・食料・毛布など）
  

事業継続計画（BCP）

災害後でも事業が止まらない体制を整えることが目的。
主な構成要素は以下のとおりです。

• データバックアップ
  
• リモートワーク体制
  
• 代替オフィスの確保
  
• 重要業務の優先順位付け
  
• サプライチェーン対策
  

オフィスの防災・BCPは、“社員の命を守り、企業を守るための総合施策”として捉える必要があります。
　

3. 建物・オフィス環境におけるハード対策

オフィスの安全性は、建物の耐震性能や設備状況に大きく左右されます。

 防災の第一歩として、現状のオフィス環境を客観的に評価することが重要です。

（1）耐震性能の確認

• 建物竣工年
  
• 新耐震基準かどうか
  
• 免震・制震構造の有無
  

これらは大地震の際の被害を大きく左右します。オフィス移転を伴う企業は建物構造を必ず確認しましょう。

（2）家具・什器の固定

地震時に倒れやすい棚や収納は、固定するだけで大きな被害を防げます。
グラつきや転倒は人命に直結するため、定期的な点検も必要です。

（3）避難経路の確保

通路に荷物を置かない、非常口を塞がないなど、日常的な管理が求められます。
新規レイアウトを実施する際は、防災観点での確認を必須とします。

（4）消火設備の整備

消火器、スプリンクラー、火災報知器の設置状況を確認し、社員が使える状態を維持します。
ハード対策は目に見える施策が多く、取り組む優先度が高い領域です。
　

4. 災害用品の整備

災害発生後、行政や救助がすぐに機能しない可能性を想定し、企業は最低3日分の備蓄を用意することが推奨されています。

（1）最低限必要な物資

• 飲料水（1人1日3L × 3日分）
  
• 保存食（アルファ米、缶詰、栄養補助食品など）
  
• 毛布・簡易寝具
  
• 携帯トイレ
  
• 救急セット
  
• 懐中電灯・バッテリー
  
• 防煙フード
  

備蓄は「人数 × 3日」が基本となります。

（2）管理方法

• 消費期限の管理（リスト化）
  
• ローリングストック方式の導入
  
• 備蓄場所の分散（オフィスの複数箇所に配置）
  

備蓄品は買って終わりではなく、継続的な運用が求められます。
　

5. 安否確認と情報伝達体制の構築

災害発生時に最も重要なのが「社員の無事を迅速に把握し、正確な情報を伝達する」仕組みです。

（1）安否確認システムの導入

メール・電話網が使えない可能性を考慮し、専用の安否確認システムの導入が推奨されています。
自動送信・自動集計機能により、数百名規模でもスムーズに安否状況を確認できます。

（2）連絡網の整備

小規模企業でもGoogleスプレッドシートやチャットツールを使い、代替連絡手段を用意しておくことが大切です。

（3）初動対応マニュアルの作成

緊急時に社員が迷わず行動できるよう、事前に文章化しておきます。

• 帰宅指示
  
• オフィス待機
  
• 避難の判断基準
  

情報伝達が遅れると、二次的な被害リスクが高まるため、事前整備が非常に重要です。
　

6. ITシステムのBCP

企業活動は IT 環境への依存度が非常に高いため、災害時でも業務が止まらない仕組みを構築することが不可欠です。

特に「データ保護」「リモートワーク」「代替オフィス」の3つは、BCPにおいて最優先で整備すべき要素と言えます。

（1）データのバックアップ

データを安全に守るためには、日常的にクラウドストレージを活用し、自動バックアップ体制を整えることが効果的です。

Google Drive や OneDrive のようなクラウドサービスであれば、データが常に最新状態で保存されるうえ、災害が発生してもインターネット環境さえあれば復旧が容易です。

また、クラウドに加えて外部媒体にバックアップを残す「多重化」により、データ消失のリスクを大幅に低減できます。バックアップの可用性を高めることは、事業継続における最も基本的かつ重要な対策です。

（2）リモートワーク体制の準備

災害によって出社が難しくなる状況を想定し、オフィスに依存しない働き方を準備しておくことが求められます。
VPN やゼロトラスト環境を整備すれば、社外からも安全に業務システムへアクセスでき、セキュリティと利便性を両立できます。
さらに、全社員が持ち運べるノートPCを利用し、在宅勤務に関するルールを整えることで、非常時でも円滑に業務を継続できる環境が構築できます。

このような事前の体制づくりが、災害時の混乱を最小限に抑えるポイントになります。

（3）代替オフィスの確保

オフィスが物理的に利用できなくなった場合に備え、緊急時に使用できる代替拠点を確保しておくことも重要です。最近では、シェアオフィスやサテライトオフィスを災害用の代替オフィスとして契約しておく企業が増えています。これにより、主要メンバーが短期間で業務を再開できる環境を確保でき、事業停止の影響を最小限に抑えることが可能です。

特にクラウド環境と組み合わせることで、“どこでも業務ができる体制”を実現できます。
　

7. BCP体制構築のプロセス

BCP（事業継続計画）は、策定して終わりではなく、実行可能な状態に維持し続けてこそ意味を持ちます。特に防災対策は、組織の規模や事業内容、働き方の変化に応じて必要な体制が変化するため、定期的な見直しと訓練が欠かせません。

BCPは「重要業務の明確化」「責任体制」「訓練・教育」という三つのステップを軸に運用します。

（1）重要業務の選定

BCPの起点となるのが、自社にとって“止められない業務”を特定するプロセスです。すべての業務を同じ優先度で扱うことは現実的ではないため、まずは「災害時でも必ず継続すべき業務」と「一時的に停止しても影響が限定的な業務」を分けて整理します。

たとえば、受注処理・顧客対応・サーバー運用などは優先度が高く、逆に定例会議や長期的な企画業務は後回しにできる場合があります。この優先順位づけにより、災害時の限られた人的・物的リソースをどこへ集中させるべきかが明確になり、現実的なBCP設計が可能になります。

（2）責任体制の整備

災害時は、通常の組織構造とは異なる意思決定が求められます。そのため、災害発生後に誰が指揮を執り、誰が何を担当するのかを明確にしておく必要があります。大企業では専任組織を設置することもありますが、中小企業でも「リーダー役」「サポート役」「IT担当」など役割を分担すれば十分機能します。

ポイントは、災害時の連絡手段と指示系統を事前に整理し、代替手段も確保しておくことです。指揮系統に迷いが生じると、初動対応に遅れが出てしまい、二次的なトラブルにつながる可能性があります。明確でシンプルな体制ほど、非常時に強い組織をつくることができます。

（3）訓練・教育

BCPは机上でつくった計画だけでは不十分で、実際に機能するかどうかは“訓練”によって検証されます。安否確認の訓練や避難訓練に加え、バックアップデータの復旧シミュレーションやリモートワーク切替の実演など、業務継続を前提とした演習を実施することが重要です。訓練を継続することで、社員の意識が高まり、災害時に迷わず行動できるようになります。

＜推奨する訓練項目＞

• 安否確認訓練
  
• 避難訓練
  
• ITリスク訓練（バックアップ・復旧シミュレーション）
  

また、訓練を通して問題点が浮き彫りになるため、BCPの改善サイクルを回すきっかけとしても有効です。

計画と実行を繰り返すことで、組織は現実に即した強いBCP体制へと成熟していきます。
　

8. まとめ

オフィスの防災・BCP対策は、単に非常時への備えではなく、企業の信用と継続力を守る重要な経営課題です。最低限の備蓄・安否確認・ITバックアップを整えるだけでも、災害直後の混乱を大幅に減らすことができます。

また、日常的なレイアウト管理、定期的な訓練、クラウド活用などの取り組みを積み重ねることで、企業は不測の事態に強い“しなやかな組織”へと成長していきます。

本記事が、貴社の防災・BCP対策の見直しや強化の一助となれば幸いです。